De nombreuses entreprises doivent faire appel à du personnel afin d’exercer leurs activités. En France, de multiples lois régissent les droits et devoirs des salariés vis-à-vis de l’entreprise elle-même et de son dirigeant. Ainsi, les dirigeants d’entreprises qui embauchent du personnel au sein de leur société sont soumis à de nombreuses obligations, que ce soit en matière de sécurité et d’hygiène, de contrat de travail, mais également en matière de déclarations sociales.
En effet, les réglementations législatives imposent que tous salariés cotisent de façon proportionnelle à leur salaire à différentes prestations sociales. Les cotisations sociales, qu’elles soient salariales ou patronales, regroupent la maladie-maternité, les indemnités journalières, la retraite de base et la retraite complémentaire, l’invalidité et le décès ou encore la formation professionnelle. Afin de déclarer les cotisations sociales dues, les dirigeants doivent respecter des formalités strictes que ce soit au moment de l’embauche d’un salarié, mensuellement afin de déclarer les salaires réglés ou encore annuellement.
Les déclarations au moment de l’embauche
Lors de l’embauche, le chef d’entreprise ou le cabinet comptable en charge de la gestion comptable doit procéder à la DPAE, la Déclaration Préalable à l’Embauche. Ce document a pour but de déclarer le recrutement d’un salarié aux organismes sociaux tels que l’URSSAF ou la MSA qui gère les salariés du secteur agricole. La DPAE doit obligatoirement être établie et envoyée à l’organisme compétent au plus tôt 8 jours avant la date d’embauche.
Les entreprises de moins de 19 salariés peuvent effectuer une déclaration simplifiée au moyen du Tese (Titre emploi service entreprise), de même pour les entreprises agricoles, le Tesa (Titre emploi service agricole) uniquement pour une embauche en CDD de maximum 3 mois si la rémunération brute ne dépasse pas 9 933€. Globalement, le Tesa est utilisé pour les emplois saisonniers, au cours d’un accroissement temporaire d’activité ou pour le remplacement d’un salarié d’une courte durée.
Pour les salariés exerçant dans le milieu du spectacle vivant, il conviendra d’établir un Guso (Guichet unique du spectacle occasionnel) qui permettra de déclarer et de régler les cotisations sociales.
La déclaration sociale nominative
Mensuellement, les employeurs ou les cabinets comptables sont tenus de déclarer les salaires versés et de régler les cotisations et contributions sociales rattachées aux salaires. Pour cela et afin de simplifier les formalités, la DSN (Déclaration Sociale Nominative) a été mise en place. Aujourd’hui, la DSN se substitue à de nombreuses attestations ou déclarations, telles que l’attestation de salaire pour le paiement des indemnités journalières en cas d’arrêt maladie, de congés maternité ou paternité, l’attestation destinée à Pôle emploi en cas de fin de contrat de travail, la déclaration unifiée des cotisations sociales Urssaf (Ducs) ou encore la déclaration unifiée des cotisations sociales (Ducs) pour les caisses de retraites complémentaires (Agirc-Arrco).
Les entreprises, d’au moins 50 salariés et qui règlent les salaires au cours du même mois que la période effective de travail, devront transmettre la DSN le 5 du mois suivant. Pour les autres entreprises, la DSN doit être adressée au plus tard le 15 du mois suivant.
Les déclarations annuelles
Les entreprises de plus de 20 salariés sont soumises à une obligation d’embauche de 6 % de leur effectif en faveur des personnes handicapées. Ainsi, en mars-avril de chaque année, ces entreprises doivent effectuer une déclaration obligatoire d’emploi des travailleurs handicapés (DOETH). Les entreprises qui ne respectent pas cette obligation d’embauche devront verser une contribution financière à l’association de gestion du fonds pour l’insertion professionnelle des personnes handicapées (Agefiph).