Dans les sociétés, que ce soit des sociétés classiques comme les SAS ou les SARL, les sociétés unipersonnelles comme les SASU ou les EURL ou enfin dans les sociétés de personnes telles que les SCI ou les SNC, certaines démarches sont obligatoires. Il est, notamment, obligatoire de convoquer une assemblée générale des actionnaires, une fois par an, et ce, six mois après la clôture des comptes de la société. Les associations prévoient également dans leurs statuts la tenue de cette assemblée générale au cours de laquelle le bilan financier, mais aussi le bilan moral sont examinés. En dehors de cette réunion obligatoire à terme précis, une assemblée générale extraordinaire peut, à tout moment, être décidée pour statuer sur un événement particulier.
L’objectif de cette assemblée générale est de soumettre et commenter les résultats de la société et de débattre éventuellement de tout sujet concernant la société, tant au niveau fonctionnement que financier. Toutefois, certains sujets sont obligatoires et doivent faire l’objet d’une consultation. Si sa forme et son contenu sont évidemment plus ou moins importants selon la taille de la société, cette obligation répond aux mêmes contraintes et son non-respect peut entraîner des sanctions.
Les modalités de convocation et le déroulement de l'assemblée générale
Les actionnaires ou associés de la société doivent être informés de la tenue de l’assemblée générale annuelle par écrit, sous la forme d’une convocation précisant la date et l’heure ainsi que le lieu de réunion. Les modalités spécifiques de la convocation sont très souvent prévues dans les statuts de la société. A cette convocation est associé l’ordre du jour de cette assemblée. En cas d’absence prévue à l’assemblée, l’actionnaire peut consigner ses avis et décisions par écrit et les transmettre pour la date prévue. Un membre des actionnaires peut également donner procuration à un autre, pour le représenter, lorsqu’un vote est prévu lors de cette réunion. Les réunions ont lieu en présentiel, toutefois, il est possible de prévoir une réunion à distance en virtuel.
Les décisions prises pendant l’assemblée générale concernent l’examen des comptes de l’année ou encore le salaire du dirigeant. Pendant cette réunion, il peut être procédé également au choix du placement ou de la distribution des dividendes et encore si les actionnaires le souhaitent, il est procédé au changement de commissaire aux comptes.
Les formalités suite à l’assemblée générale d’une société
Suite à l’assemblée générale, un procès-verbal est rédigé qui sera transmis au greffe du Tribunal de Commerce, et ce, dans un délai de six mois après la date de l’assemblée générale. Ce procès-verbal indique le nom des participants, les absents excusés et reprend point par point l’ordre du jour en consignant les décisions prises ainsi que les remarques éventuelles des actionnaires. Les comptes annuels de la société ainsi que le rapport du commissaire aux comptes sont joints au procès-verbal.
Les comptes des sociétés traditionnelles (SA, SARL, SAS…) sont publiés tandis que pour les micro-entreprises, les responsables peuvent en demander la confidentialité. Le non-respect du dépôt des comptes au Greffe du Tribunal de Commerce est passible d’une amende d’un montant de 1.500 € qui sera porté à 3.000 € en cas de récidive.